Порядок організації та проведення особистого прийому громадян у Центральній виборчій комісії

1. Цим Порядком визначено основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Центральній виборчій комісії (далі – Комісія).

2. Особистий прийом громадян у Комісії проводять Голова, заступники Голови, секретар та інші члени Комісії в установлені графіком дні з 16 до 18 години, а в п’ятницю – з 14 до 16 години.

У разі відсутності Голови Комісії особистий прийом громадян здійснює заступник Голови Комісії, який у цей день виконує повноваження Голови Комісії.

У разі відсутності зазначеного у графіку члена Комісії та за наявності громадян, які записалися до нього на особистий прийом, Голова Комісії визначає іншого члена Комісії для проведення особистого прийому.

3. Особистий прийом громадян, яким присвоєно звання Героя України, Героя Радянського Союзу та Героя Соціалістичної Праці, нагороджених орденом Героїв Небесної Сотні, інших осіб, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України “Мати-героїня”, учасників бойових дій проводиться першочергово.

4. Під час проведення особистого прийому разом із громадянином може бути присутній його представник, повноваження якого оформлено в установленому порядку, та особа, яка його супроводжує, якщо він унаслідок порушення здоров’я (у зв’язку з інвалідністю, тимчасовим розладом здоров’я, віком) потребує такого супроводження.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

5. Особистий прийом громадян Головою, заступниками Голови, секретарем, членами Комісії проводиться за попереднім записом, який здійснює за допомогою телефонного зв’язку відповідний працівник патронатної служби Комісії, а в разі відсутності такого працівника – відповідний працівник структурного підрозділу Секретаріату Комісії, до повноважень якого належить інформаційно-довідкове забезпечення діяльності членів Комісії (далі – працівник Комісії), в установлені графіком дні з 9 до 13 години.

Громадянин також може записатися на особистий прийом шляхом подання звернення на адресу Комісії засобами електронного або поштового зв’язку.

Інформація про відповідні засоби зв’язку розміщується на офіційному вебсайті Комісії та у доступному для вільного огляду місці на першому поверсі адміністративної будівлі, де розташована Комісія.

6. Під час попереднього запису громадянина на особистий прийом з’ясовуються його прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), контактна поштова адреса (або адреса для листування), номер контактного телефону чи відомості про інші засоби зв’язку з ним, зміст питання, яке він порушує, а також до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення.

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

7. Список громадян, які записалися на особистий прийом до Голови, заступника Голови, секретаря, члена Комісії, із зазначенням їхніх прізвищ, власних імен, по батькові (за наявності), змісту порушених ними питань складає працівник Комісії і подає особі, яка буде проводити особистий прийом.

8. Особистий прийом громадян проводиться в приміщеннях адміністративної будівлі, де розташована Комісія, прохід до якої громадян, записаних на особистий прийом, їх представників та/або осіб, що їх супроводжують, здійснюється з урахуванням вимог нормативно-правових актів з питань забезпечення охорони та захисту адміністративної будівлі та приміщень, де розташована Комісія, за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу.

Громадяни, які прибули на особистий прийом, зобов’язані дотримуватися вимог стосовно перебування на об’єктах, щодо яких здійснюється державна охорона.

9. Особистий прийом громадян може проводитися в режимі відеоконференції за згодою громадянина, який записався на такий прийом, та відповідного члена Комісії.

Забезпечення проведення особистого прийому громадян у режимі відеоконференції покладається на відповідного працівника Комісії та самостійний структурний підрозділ Секретаріату Комісії, до повноважень якого належить забезпечення належного функціонування інформаційно-комунікаційної інфраструктури в Комісії.

10. Інформація про проведений Головою, заступниками Голови, секретарем, членами Комісії особистий прийом громадян фіксується у журналі обліку особистого прийому громадян, що веде відповідний працівник Комісії окремо для кожної особи, яка проводить особистий прийом громадян.

11. Громадянин під час особистого прийому може подати Голові, заступнику Голови, секретарю, члену Комісії на свій розсуд усне або письмове звернення.

Особа, яка проводить особистий прийом, має попередити громадянина про необхідність дотримання вимог статті 14 Закону України “Про Центральну виборчу комісію” під час оформлення письмового звернення.

12. Письмове звернення, подане громадянином на особистому прийомі, передається самостійному структурному підрозділу Секретаріату Комісії, до повноважень якого належить забезпечення діловодства в Комісії, для подальшої реєстрації відповідно до порядку роботи з документами в Комісії.

13. Якщо порушене в усному зверненні питання неможливо вирішити на особистому прийомі, громадянинові може бути запропоновано подати з цього питання письмове звернення, яке має бути оформлено згідно з вимогами статті 14 Закону України “Про Центральну виборчу комісію”.

У разі якщо особистий прийом проводив Голова Комісії і громадянин відмовився під час такого прийому подати письмове звернення, Голова Комісії видає доручення щодо розгляду усного звернення цього громадянина із зазначенням суті порушеного питання.

У разі відмови громадянина подати письмове звернення на особистому прийомі заступника Голови, секретаря, члена Комісії особа, що провела особистий прийом, готує службову записку на ім’я Голови Комісії, в якій викладає суть порушеного громадянином питання. Така службова записка, до якої додаються за наявності усі матеріали з указаного питання, зокрема отримані під час особистого прийому, передається самостійному структурному підрозділу Секретаріату Комісії, до повноважень якого належить забезпечення діловодства в Комісії, для подальшої реєстрації відповідно до порядку роботи з документами в Комісії.

14. Розгляд письмового звернення громадянина здійснюється у порядку, встановленому законодавством України.

Опрацювання доручення Голови Комісії, службової записки, складеної за результатом подання громадянином усного звернення на особистому прийомі, здійснюється згідно з порядком роботи з документами в Комісії.

15. Повторний прийом громадянина з питання, з яким він уже звертався на особистому прийомі, проводиться в разі, якщо питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті.